¿Qué problemas resuelve ToogleBox?

Cuando una empresa se plantea utilizar un nuevo producto, la pregunta más importante a responder es cuáles son los problemas que va a resolver. En el entorno empresarial, cada vez más orientado al uso de la tecnología, podemos encontrar innumerables herramientas y aplicaciones para mejorar la eficiencia y agilizar las operaciones. Por eso lo ideal es enfocarse en encontrar herramientas que resuelvan problemas reales y mejoren las operaciones de forma notable y significativa.

Tomando esto en consideración veamos entonces ¿Qué problemas resuelve ToogleBox?

1. Centralización y estandarización de la firma corporativa

‍Quizás aquellas personas que no están involucrados en el mundo de negocios o que están comenzando un emprendimiento puedan ver las firmas de email como algo insignificante. Sin embargo, la realidad es que la importancia de una firma corporativa va mucho más allá de la firma en si misma. En realidad, es parte de la identidad de la marca y es efectivamente una herramienta de marketing. Es un mecanismo para promocionar las redes sociales, incluir premios o certificaciones relevantes, banners con promociones o para registrarse en eventos, y muchas otras cosas más. La firma siempre debe mantener la marca corporativa, perosobre todo debe ajustarse según las necesidades del momento. Todo esto conlleva a que las empresas reconozcan los beneficios potenciales de estandarizar y centralizar las firmas corporativas. Para afrontar este desafío ToogleBox ofrece una solución perfecta: la funcionalidad de Administración de Firmas.

2. Qué hacer con los emails erráticos

‍Uno de los problemas más comunes que enfrentan las empresas es qué hacer cuando se detectan emails con contenido indeseado o que incluyen errores. Aún cuando pareciera ser un problema simple, puede convertirse en algo crítico si  por ejemplo la información de nómina se envía al destinatario equivocado, o cuando accidentalmente se usa "responder a todos" y se copia a muchas personas una comunicación que debía hacer sido privada. De hecho, un email erróneo puede ser uno que va al destinatario correcto, pero contiene información incorrecta, como la hora o la fecha incorrecta para una reunión. En estos casos, la función de recuperación de emails para usuarios finales de ToogleBox ofrece una solución perfecta y está disponible para cada usuario si es configurado de esa manera por el Superadmin. Recuerda que esta función no se aplica a los emails enviados a dominios externos.

3. Creación de listas de distribución complejas

Crear una lista de distribución para poderse comunicar por email con un grupo de personas es bastante fácil cuando se usan funcionalidades como Grupos de Google. Sin embargo, se trata de un proceso manual que se hace muy largo y tediosos cuando las listas son muy largas. Cuando el proceso se vuelve más complejo esmuy probable que se cometan errores, hasta el punto que incluso se conocen algunas "historias de terror" corporativas que narran cómo se cayeron plataformas de correo durante el proceso de creación de las listas de distribución. Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas grandes para crear listas de distribución para diferentes propósitos? Técnicamente, puidera optar por hacerlo manualmente. Pero para que el proceso más eficiente y preciso les recomiendo utilizar la función de Administración Dinámica de Grupos de ToogleBox. Esta función crea automáticamente listas de distribución en función de hasta tres parámetros de agrupación. Además, actualiza automáticamente las listas cuando se modifiquen los valores de los campos utilizados (como cuando alguien cambia de departamento). Establecer grupos claros y correctos mejora la comunicación interna entre los empleados y, en consecuencia, aumenta la productividad.

4. Gestión de contactos obsoletos

Otro problema común en la comunicación vía emails es que los ex-empleados suelen aparecer como destinatarios sugeridos, ya sea para mensajes directos o cuando pertenecen a grupos. Sin embargo, para abordar el problema de los contactos desactualizados se puede utilizar la herramienta de sincronización de contactos internos de ToogleBox. Esta herramienta esencialmente sincroniza los contactos internos con el directorio de Google, de modo que cuando se elimine algún empleado ya no aparecerá como sugerido en las libretas de direcciones de los empleados. Además, la herramienta reasignará direcciones genéricas según sea necesario (de modo que, por ejemplo, un email genérico del Helpdesk de de una empresa manejado por un exempleado, ahora se asociará con el nuevo empleado que asume el cargo.

En términos generales, podríamos afirmar que el personal que ocupa posiciones de liderazgo enfrenta gran parte de los desafíos de comunicación discutidos anteriormente. En la medida que los negocios se vuelven más complejos, observamos una tendencia a que mayor cantidad de personas estudien carreras administrativas que los prepraen para tener  una supervisión eficiente de los empleados y una gerencia efectiva de los proyectos.  Dentro de los roles específicos de estas carreras de liderazgo organizacional  podemos citar al Director Administrativo, Administrador Empresarial y Gerente de Recursos Humanos, todos involucrados directamente con la gestión de las comunicaciones y la supervisión de plataformas tecnológicas.

Dentro de este entorno de mayor complejidad empresarial, la afluencia de personas capacitadas en funciones administrativas y gerencialesactual ha aumentado considerablemente. En muchos casos estas mismas personas tendrán que participar en la resolución de problemas de comunicación y administración relacionados con Google Workspace. Por eso es muy importante saber que un producto como ToogleBox es un servicio de valor agregado que agrupa un conjunto de herramientas poderosas que permiten simplificar, automatizar y mejorar las funcionalidades de Google Workspace. 

Si te parece que TooleBox sería útil para tí y tu empresa, te invitamos a conocer más de cerca nuestros servicios y e iniciar el  free trial cuanto antes!. 

Escrito por Jinette Briggs exclusivamente para tooglebox.com.