¿Cuándo debo usar Eliminación de Emails vs Recuperación de Emails?

Este artículo presenta dos de las funcionalidades para emails incluidas en ToogleBox: eliminación masiva de emails, ejecutada por el Super Admin, y recuperación de emails, realizada por los usuarios finales. ToogleBox es una plataforma que reúne herramientas para complementar y simplificar las funcionalidades de Google Workspace.

En la actualidad todas las empresas trabajan utilizando emails y es muy común recibir mensajes de spam enviados masivamente a muchas personas dentro del dominio. Sin embargo, estos ataques de phishing sólo tienen éxito cuando los usuarios finales hacen click en enlaces sospechosos o imágenes fraudulentas. En este sentido, ToogleBox tiene un servicio específico que permite a los Super Admins eliminar esos emails dañinos, una vez detectados, para así poder evitar cualquier efecto perjudicial adicional.

Nuestra funcionalidad de Búsqueda y Eliminación de Emails permite al administrador del dominio buscar emails que cumplan criterios específicos (rango de fechas, asunto, texto, etc.), encontrando incluso emails que se encuentran en la papelera.  ToogleBox inspecciona todos los buzones y crea una lista de los emails que coinciden con al patrón común de suplantación de identidad proporcionado por el Super Admin. El Super Admin entonces analiza los resultados y selecciona los emails que serán eliminados masivamente. Una vez terminado el proceso, el Super Admin recibe un reporte con todas las instancias buscadas y eliminadas en cada cuenta.

A veces nos pasa que enviamos un email e inmediatamente nos damos cuenta que cometimos un error. Afortunadamente, ToogleBox incluye una funcionalidad que nos permite mitigar esos errores. Se trata de la Recuperación de Emails, que permite a los usuarios finales recuperar sus propios emails internos. Para que esta funcionalidad funcione es necesario instalar un complemento en el Google Workspace Marketplace. El servicio debe ser después activado en la opción "Servicios de dominio" del Panel de Configuración de ToogleBox (prendiendo el botón verde) y configurado sus características en el HomePage de ToogleBox (tiempo máximo de envío-recuperación y alcance de la acción de recuperación). Es importante considerar que esta funcionalidad funcionará óptimamente cuando el Super Administrador habilite la funcionalidad para TODOS los usuarios finales de la organización.

El proceso de Recuperación de emails funciona de la siguiente manera: el usuario final debe seleccionar el email que desea recuperar y luego seguir las indicaciones especificadas en la pantalla lateral que aparece al hacer click en el add-on de Recall.  Una vez terminada la tarea, los emails serán eliminados  de las bandejas de entrada de todos los destinatarios, quienes no podrán visualizar más los emails, a partir de ese momento.

En resumen, ToogleBox tiene dos funcionalidades para eliminar emails dañinos: Búsqueda y Eliminación de Emails, donde el Super Administrador puede eliminar de forma centralizada y masiva emails dañinos en todo el dominio y Recuperación de Emails donde los usuarios finales pueden recuperar sus propios emails internos. Por lo tanto, la próxima vez que su organización se enfrente a cualquiera de las situaciones mencionadas anteriormente, sólo tiene que elegir la funcionalidad adecuada y usar ToogleBox como su aliado perfecto para lograrlo.