¿Por qué deberías archivar tus emails?

Archivar datos es el proceso de trasladar los datos que ya no se utilizan activamente a otro dispositivo de almacenamiento donde se mantengan almacenados a largo plazo de forma segura. [1] El archivado de cuentas de email es un enfoque sistemático para guardar y proteger los datos de las cuentas de email y para permitir su recuperación cuando sea necesario.

Cuando un empleado deja la empresa, el departamento de TI debe cambiar el estado del usuario a inactivo. Además, deben seguir la política de retención de la empresa que define si los datos del usuario se conservarán durante un período de tiempo o se eliminarán.

Archivar cuentas de emails permite a los usuarios finales acceder rápidamente a mensajes antiguos y conservar información valiosa.  Archivar correos electrónicos es muy recomendable por las siguientes razones: 

1. El archivado suele basarse en un medio de almacenamiento de bajo rendimiento y alta capacidad, lo que reduce los costos. Un sistema de archivado puede comprimir los datos para reducir drásticamente el almacenamiento total del email. Si se opta por archivar los emails con un proveedor de servicios en la nube -como ArkiveBox-, la empresa puede pagar una suscripción de bajo coste porque el proveedor de la nube mantiene el servicio y la seguridad necesarios.

2. Cumplimiento de la normativa.  Cada sector industrial tiene que cumplir una normativa específica en materia de seguridad y conservación de datos. Mientras que algunos sectores exigen menos obligaciones de cumplimiento, otros, como los servicios financieros, médicos y la industria farmacéutica tienen normativas muy estrictas que pueden acarrear importantes sanciones y multas, en caso de infracción.

3. Protección y apoyo en litigios. Cualquier organización puede verse implicada en una investigación judicial. El descubrimiento de litigios es un proceso conocido como recuperación y presentación de datos a petición.  Si la empresa no archiva sus datos de email, el costo de recuperar los datos para un procedimiento legal puede ser tan perjudicial económicamente como el propio litigio para la empresa. Además, la organización debe poder acceder a la documentación en caso de auditoría de cumplimiento, investigación empresarial u otros asuntos que puedan surgir. 

4. Protección de la propiedad intelectual. Los viejos emails pueden proporcionar gran cantidad de información sobre su empresa. Los derechos de propiedad intelectual se refieren a la relación entre la propiedad y el uso de esos datos. El uso de un archivo de email puede aprovechar la información y el análisis de datos del pasado para que la empresa siga avanzando.

A la hora de elegir un sistema para archivar emails, la empresa debe asegurarse que la solución ofrezca automatización para evitar que el proceso de archivado se convierta en algo tedioso y demorado.  También debe considerar dónde se almacenará la información para garantizar la seguridad de los datos.

Uno de los servicios de ToogleBox, ArkiveBox, archiva cuentas de emails de Google Workspace. Una vez comprimidos, son almacenados en Google Cloud Storage, de donde podrán ser recuperados en caso necesario. Es una alternativa económica y más sencilla que otros servicios de archivado que proporciona a su empresa una solución para conservar información valiosa y permite un proceso para recuperar rápidamente los datos cuando sea necesario.

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[1] Johnny Yu, News Writer - TechTarget.