¿Cómo automatizar la creación de tus listas de distribución?
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¿Qué son las listas de distribución?
Las listas de distribución son un conjunto de contactos a quienes les debe llegar una comunicación por email. Las listas de distribución son una forma más sencilla de mandar emails a un grupo de personas sin la necesidad de ingresar cada uno de los respectivos destinatarios.
¿Para qué son utilizadas?
El uso de listas de distribución mejora la comunicación entre los empleados. Garantiza que cada persona reciba el mensaje adecuado, creándose así mejores vínculos de trabajo dentro del equipo. Las listas de distribución pueden utilizarse también para compartir la información almacenada en carpetas de Drive, garantizando que todos tengan el acceso a la documentación necesaria y así mejorar la planificación y ejecución de los proyectos empresariales.
¿Cómo puedes utilizarlas?
Una vez definidas las listas de distribución requeridas en la empresa, el siguiente paso es generarlas. Este proceso se simplifica considerablemente cuando se utiliza la funcionalidad Administración Dinámica de Grupos, ya que se realiza de forma automatizada.
En lugar de utilizar Google Groups para generar manualmente las listas de distribución, ToogleBox permite seleccionar parámetros (hasta un máximo de tres campos de agrupación) y correr una tarea que los creará automáticamente. Del mismo modo, es posible añadir reglas que limiten los miembros del grupo de acuerdo a las necesidades empresariales. Por último, pueden crearse grupos jerárquicos, basados en el organigrama empresarial (email del supervisor).
Beneficios
El mantenimiento de las listas de distribución se facilita considerablemente al utilizar la Gestión Dinámica de Grupos de ToogleBox. Su creación sólo lleva unos minutos y siempre se mantendrán actualizados cuando cualquier usuario modifique modifique su información.
Del mismo modo, la rapidez y eficacia de esta generación permite la creación de muchas más listas de distribución de gran utilidad para la empresa, mejorando así la comunicación.
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