5 de los errores más comunes al usar ToogleBox

Hemos identificado algunos errores que normalmente comenten los Superadmins cuando comienzan a usar ToogleBox. En algunos casos esto origina una percepción distorsionada del alcance y de los beneficios que ofrece ToogleBox. La idea de este artículo es describir estos errores para así poder prevenirlos y lograr efectivamente complementar las funcionalidades de Google Workspace. 

A continuación te compartimos una lista con los 5 errores más comunes que hemos identificado:

1. Suponer que el período de prueba de 14 días se cuenta desde el día de la instalación, y no desde el día en que prueban la primera funcionalidad.

‍Muchos de los productos disponibles en el Marketplace de Google comienzan a contar su período de prueba el día de su instalación. En ToogleBox, nosotros lo contamos desde el día que efectivamente prueban el primer servicio, ya que consideramos que es la fecha real de inicio del trial. Siempre ofrecemos la opción de agendar llamadas para hacer demostraciones y así  guiar al cliente en la planificación de las tareas que podrían ejecutar durante su período de prueba.

2. Al intentar eliminar un correo electrónico enviado a un grupo de usuarios, algunos Superadmins piensan que deben utilizar la función de Recuperación de emails para usuarios finales y eliminarlos uno por uno. Por el contrario, la funcionalidad a utilizar es búsqueda y eliminación de emails que permitirá a los superadmins eliminar masivamente todos los emails de una sola vez.

Es muy importante diferenciar entre estas dos funcionalidades. Mientras que la Recuperación de emails permite que los usuarios finales puedan recuperar sus propios emails, la búsqueda y eliminación de emails permite que el Superadmin tiene realice búsquedas en todo el dominio para detectar emails dañinos y luegopueda  eliminarlos masivamente. El Recall es una acción individual donde cada usuario final tiene control sobre sus propios emails. La eliminación de emails en cambio es una herramienta muy poderosa que está limitada al Superadmin y que tienen alcance global.

3. Pensar que el servicio no está funcionando al intentar recuperar o eliminar un email externo.‍

Es muy importante entender que no es posible borrar emails una vez que han sido entregados a un servicio de correo que no pertenezca a su organización. Por lo tanto, es técnicamente imposible (e ilegal) recuperar o borrar emails externos.  Sin embargo, los destinatarios de dominios externos son identificados y resaltados en rojo una vez finalizado el proceso de búsqueda. Esto puede ser valioso a la hora de realizar una investigación, ya que es posible saber quién recibió esos correos.

Además, en un entorno multidominio, la recuperación puede autorizarse entre los distintos subdominios. En caso de existir una corporación con múltiples dominios independientes y tomando como premisa que todos están usando ToogleBox, la función de recuperación también puede ser autorizada entre estos dominios.

4. No entender por qué la funcionalidad de recuperación de emails (para usuarios finales) no funciona luego de haber instalado su complemento.

‍Una vez instalado el complemento de recuperación de emails para usuarios finales, es necesario activar el servicio en la la sección de <<Configuraciones>> del Homepage, en la sección de Servicios de Dominio. Aunque algunos servicios de ToogleBox vienen activados por defecto, la recuperación de emails para usuarios finales debe ser activada por el Superadmin (prendiendo el botón verde) y luego configurada según las políticas de la empresa (quién puede recuperar emails, después de cuánto tiempo puede recuperarlo y permitir o impedir recuperar emails ya leídos.

5. Olvidar agregar usuarios autorizados para servicios específicos de ToogleBox‍

Cuando se instala ToogleBox, la única persona que tiene acceso a la aplicación es el Superadmin. Para dar acceso a otras personas dentro de la empresa, el Superadmin debe añadirlas como administradores de ToogleBox. Existen diferentes roles predefinidos que pueden ser asignados a cada usuario autorizado, tales como Administrador de Firma, Administrador de Cuentas, Administrador de Grupos, entre otros. También se pueden crear roles personalizados por la empresa de ser necesario.  

Una vez que les hemos compartido los errores más comunes que hemos detectado en nuestros clientes, los invitamos a probar de nuevo nuestros servicios. También pueden solicitar soporte en nuestro sitio web o enviarnos un correo electrónico a contact@tooglebox.com.  Te invitamos a subscribirte a nuestro  Canal de Youtube para ver el contenido que publicamos frecuentemente.

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